Нельзя представить работу в офисе без набора приложений для документооборота. Для продуктивной же работы этого будет недостаточно. Необходим инструментарий для коллаборации, встреч, обеспечение безопасности. С увеличением числа сотрудников, появляются также требования к наличию телефонии, планированию задач, контролю проектов.
Но и работу не в офисе уже также нельзя представить без наличия офисных приложений. Сотрудники первой линии, те, кто работает непосредственно с клиентами, предоставляет услуги, нуждаются в специальных сервисах.
На сегодняшний день существуют открытые офисные пакеты, коммерческие и ПО как услуга. В каждом из них есть свои преимущества и недостатки. Для того, чтоб их сравнивать, нужно понять сферу применения данных пакетов. Не все из них имеют возможность работать в облаках, например. Или наоборот, некоторые доступны только в веб-версии.
Облачные технологии уверенно набирают обороты, и все больше компаний делают свой выбор в пользу использования облачных ресурсов и сервисов по подписке. Несомненно, в этом есть ряд преимуществ, которые были раскрыты в другой статье.
У двух облачных гигантов, Microsoft и Google, имеются свои сервисы для обеспечения офисными приложениями компаний любого размера. Много лет несменным лидером на рынке офисных приложений является Microsoft. Это достигается за счет полного сервиса, интеграции между приложениями и возможностей, которые предоставляются данными пакетами. И, конечно же, не стоит забывать про системы безопасности, которые реализуются с помощью Enterprise Mobility + Security.
Рассмотрим облачные офисные пакеты. Они отличаются набором функций, который можно реализовать. Это интеграция с почтовыми сервисами (отправка писем из текстового редактора), возможность использовать данные из другого приложения, выполнение вычислений, построение отчетов, диаграмм, сортировок и форматирования. Кроме того, создание цифровых подписей, наложение ограничение на редактирование, распределение прав, совместная работа. Если вернуться к указанным ранее облачным провайдерам, Microsoft и Google, то офисные пакеты для корпоративного сектора представлены в Office 365 (Microsoft 365) и G Suite. В чем их сходство и различие?
На первый взгляд, функционал очень похож. Но если посмотреть глубже, то отличается функционал бизнес приложений: те, операции, которые пользователь может выполнять с данными в сервисах Microsoft значительно больше. Кроме того, имеется возможность настольных приложений, что само по себе значительно удобнее, ведь потерять необходимую вкладку в браузере намного легче, чем ярлык, находящийся на панели задач. Также, работать с мобильного телефона или планшета гораздо удобнее, когда вы используете приложение, а не веб версию. В планах Microsoft поставить офисные приложения вы можете максимум на 5 устройств.
Если сравнить два базовых плана (G Suite Basic и Microsoft 365 Business базовый), то мы также увидим существенную разницу в объеме хранилища: G Suite предлагает всего 30 ГБ дискового пространства, в то время как Microsoft до 1 ТБ на OneDrive. Также немаловажно, что и Google Disk и OneDrive имеют десктопные версии, однако поддержка Google Disk отсутствует.
Количество доступных планов отличается почти в два раза: 3 плана G Suite и 7 Microsoft. Их перечень приведен в таблице ниже.
Что касается сервисов для коммуникаций, то тут подобным функционалом владеют сервисы Meet и Chat от Google и Teams от Microsoft.
Chat отвечает за переписку, как один на один, так и групповую. Есть возможность создавать отдельные комнаты по направлениям, отделам и данный сервис может использоваться прям в Gmail. Meet отвечает за голосовые и видео звонки, синхронизируется с календарем, что позволяет не пропустить собрание. Встречи могут быть записаны и автоматически создается файл записи на диске у организатора.
Со своей стороны, Microsoft обеспечивает полную интеграцию бизнес приложений с флагманским продуктом Microsoft Teams, который является платформой для совместной работы. Это не только чат или видеозвонки, это хаб, в котором обеспечивается создание команд по направлениям, отделам, совместная работа над файлами и т.д. Ваши онлайн встречи могут быть записаны с помощью сервиса Microsoft Stream, если коллеги не смогли посетить встречу или есть необходимость пересмотреть запись.
Также имеется возможность проводить трансляции практически с неограниченным количеством подключенных пользователей: Teams live event. В Microsoft Teams могут быть интегрированы не только все сервисы Microsoft, но и сторонние, такие как Kahoot, SurveyMonkey, Asana и множество других.
Использование Planner, который входит в планы Microsoft, дает возможность планирования задач отделов и контроль выполнения этих задач. Как часть плана, этот сервис интегрируется в Microsoft Teams одним кликом, и у менеджеров есть возможность ставить задачи из Microsoft Teams, не переключаясь между приложениями. Подобная интеграция и коллаборация приводит к значительной экономии времени. Со стороны G Suite подобное планирование возможно в общем календаре, но без дополнительного приложения.
Также, представитель intelligent cloud, Power Apps – это возможность создавать кастомизированные приложения без привлечения сторонних разработчиков. Интуитивно понятный интерфейс делает вход в создание программ абсолютно легким, а компания на выходе имеет приложение, которое решает именно поставленные бизнес задачи без ненужного функционала. Аналог подобного сервиса есть и у Google: Apps Script. Данная платформа использует принцип малого кода для создания собственных решений. Уровень технических знаний здесь требуется немного больший, чем при работе с Power Apps.
Что касается безопасности, то тут разница довольно большая: Microsoft тратит около 1 млрд долларов на информационную безопасность.
Настройка ролей доступа, администрирование функциональнее с Microsoft благодаря Azure Active Directory, где администратор назначает пользователям их роли. Кроме того, имеется возможность устанавливать надстройки, такие как Microsoft Cloud App Security, Microsoft Intune и другие для контроля безопасности информации, данных и конечных пользователей.
Продвинутая безопасность в G Suite возможна начиная с плана G Suite Enterprise.
Ниже приведена таблица сравнения основных пунктов, на которые вам необходимо обратить внимание при выборе поставщика офисных пакетов.